Merkantil

CalWin gir deg maksimal oversikt og kontroll. All informasjon er lett tilgjengelig i form av statistikk og sammendrag, generelt utformet etter dine ønsker. Alle leveranser faktureres direkte i CalWin ved bruk av ordinære fakturaer, EDI-fakturaer eller e-postfakturaer. Alle dokumenter som genereres i CalWin Merkantil lagres med lenke til kunde, prosjekt eller kontakt slik at kravene til enkel gjenfinning og påfølgende gjenbruk oppfylles fullt ut.

Funksjonene i CalWin Merkantil gjør at behovet for et stort og tungt regnskapssystem faller bort, da det kun er enkle regnskaps- og reskontrofunksjoner som ikke støttes i CalWin. Kundesaldo veksles med regnskapssystemet og kredittgrenser overvåkes i CalWin. Avvik kan registreres i AVVIKSHÅNDTERING-modulen, enten de oppstår i administrasjon, produksjon eller under transport. Kartlegging og systematisering av årsak og omstendigheter bidrar til å redusere antall avvik og dermed til raskere og mer pålitelig håndtering av alle prosesser i virksomheten.

CalWin Merkantil sikrer at du har tilsyn og kontroll!

CalWin Fakturering

CalWin Fakturering er en komplett faktureringsmodul og har alle funksjoner og fasiliteter som forventes av en god faktureringsløsning. Fordi grunnlaget for fakturering allerede er til stede i CalWin, er resultatet en spesielt effektiv, arbeidsbesparende og sikker faktureringspakke. Modulen har all nødvendig funksjonalitet for å dekke alle fakturerings- og kreditnota-eventualiteter, som ordinær fakturering av leverte varer, delfakturering, gruppefakturering mm.

I tillegg til å være knyttet til en kunde, kan alle fakturaer også være knyttet til prosjekter eller grupper av selskaper. De er lett tilgjengelige for fremtidig referanse, for bruk av salgsavdelingen og for formell oppfølging.

CalWin Fakturering er i stand til å erstatte andre faktureringssystemer. Når fakturering utføres i CalWin, som allerede inneholder all bakgrunnsinformasjon, reduseres behovet for tilsvarende funksjonalitet i regnskapssystemet og de fleste CalWin-kunder kan benytte et enklere og billigere økonomisystem enn det ellers ville vært nødvendig.

Funksjoner:

• Fakturering av leverte og delleverte ordrer
• “Wait until completely delivered” funksjon
• A-konto fakturering
• Kreditnota
• Betalingsinformasjon for kunde
• Elektronisk lagring av alle utgående faktura
• Fakturajournal og statistikk
• Integrasjon til regnskapssystem

CalWin EDI Faktura

Stadig flere av våre kunder har mottatt forespørsler om å sende sine fakturaer elektronisk til sine kunder. Fakturaen leveres elektronisk direkte, eller via tredjeparts meldingspartner, til mottakerens innkjøp eller ERP-system. Med dette unngås manuelle prosedyrer.

I tillegg til å sikre rask utsendelse og mottak, som sparer arbeid og tid på flere områder i kjeden, gir dette også maksimal sikkerhet mot feil. CalWin EDI Faktura bruker EDI-arkitekturen i CalWin og er derfor totalt åpen for alle nødvendige dataformater. Dette gir elektronisk fakturering til alle i bransjen som trenger det, akkurat nå. Hvis det er behov for nye formater, er det enkelt å tilpasse og kan gjøres utenfor CalWin med standard hyllevaresystemer (XML mapping).

CalWin Fakturering må være installert hvis CalWin EDI Faktura skal kunne brukes.

Funksjoner:

• Definere et ubegrenset antall EDI Profiler
• En EDI-profil bestemmer dataformatet og kommunikasjonen
• Når en kunde får tildelt en EDI-profil, vil den automatisk motta elektronisk neste gang faktureringsprosedyren kjøres
• Datafilen som sendes vil bli arkivert og tilgjengelig for senere referanse på fakturaen

CalWin Factoring

CalWin Factoring har all nødvendig funksjonalitet for å administrere factoringsamarbeid mellom produsent og factoring. Det er enkelt å initiere modul, og får dermed tilgang til all nødvendig funksjonalitet for å overføre fakturatransaksjoner til factoringselskap, samt utskrifter og kontrollprosedyrer for overvåking og dokumentering av transaksjoner.

Kundesaldo kan mottas og leses inn i CalWin for balanse- og kredittkontroll.

Bruk av CalWin Factoring krever at CalWin Fakturering er installert.

Funksjoner:

• Utlegg av transaksjonsfil for overføring til factoringselskapet
• Journalutskrift og sjekklister
• Mottak av kundesaldo av factoring

CalWin Avvikshåndtering

Avvik kan oppstå i enhver organisasjon, produksjonsprosess, prosedyre eller rutine. Noen avvik har ikke nødvendigvis vesentlige konsekvenser, mens andre kan føre til store tap eller ulemper i form av forsinkelser og økonomisk tap. Hyppige store avvik kan være svært kostbare og det er derfor viktig å forhindre at de skjer.

CalWin Avvikshåndtering er et fleksibelt verktøy for å registrere alle former for avvik i produksjon og administrasjon. Avviksmodulen kan i stor grad tilpasses individuelle ønsker og behov. Den kan utføre pålitelig og effektiv registrering av avvik, som igjen kan bidra til forbedringer og effektivitetsgevinster.

Når det legges inn, kan en avvikspost inneholde årsaken, pluss forslag til tiltak for å forhindre at avviket skjer igjen. Systematisk registrering og oppfølging av avvik unngår forsinkelser for både produsent og kunder. Produsenten kan gjøre store besparelser og unngå store ekstrakostnader ved systematisk å registrere avvik. Bedre og mer profesjonell kundeservice oppnås samtidig.

Funksjoner:

• Registrer avvik enten i produksjon via Checkpoint-modulen eller direkte i Avviksmodulen
• Analyseverktøy, med pivotfunksjonalitet for enkel rapportering og analyse
• Integrasjon til garantiordrene
• Printe avviksrapporter

CalWin Integrasjon til regnskapssystem

CalWin administrerer overføring av fakturajournaler til eksterne regnskapssystemer. Funksjonaliteten kan brukes sammen med våre to «INVOICE»-moduler.

Dataene som overføres er hovedbokkonteringene (gjelder både salgs- og innkjøpsreskontro), hovedbokstotaler i henhold til kontokoblinger kontrollert av CalWin og kontoinformasjon for kunder og leverandører. CalWin skriver ut fakturajournaler og andre dokumenter for å registrere overføringen formelt.

Ettersom manuell oppdatering av kunder og leverandører kun skjer i CalWin, spares tid og risikoen for feil elimineres.

Funksjoner:

• Overføring av fakturakladder til hovedbok, inkludert merverdiavgift og underkonteringer
• Overføring av kundeinformasjon
• Utskrift av konteringsjournal med spesifikasjoner
• Mulighet for mottak av saldoinformasjon fra regnskapssystemet tilbake til CalWin (krever CalWin Server + CalWin Agent)

Fordeler:

• All oppdatering av kontoinformasjon skjer i CalWin og samme informasjon dupliseres i økonomisystemet
• Et enklere og billigere økonomisystem kan brukes fordi alle tunge funksjoner utføres i CalWin
• Full oversikt i CalWin over fakturerte varer og overførte transaksjoner